各院（部、中心）、各单位，机关各部门：
为高质量做好档案“收、藏、管、用”工作，弥补实物档案归档短板弱项，为校史馆持续积累校史文物。档案馆决定从今年开始在全校范围内常态化开展实物档案归档工作，现将有关事宜通知如下：
一、工作要求
（一）实物档案归档是档案工作的重要组成部分，对“存史、资政、育人”有重要作用。各级档案工作负责人和责任人，特别是学校新成立的部门及新任命的负责人和责任人要依法履行归档职责，高度重视本部门实物档案归档工作。要把实物档案与纸质、电子、声像档案同等对待，统一安排部署，专人负责落实，凡属本部门归档范围内的档案材料，务必做到应归尽归。任何部门和个人不得将应归档档案擅自截留处置。
（二）各部门历年积存的有历史价值、纪念意义、时代特色、收藏属性的实物都属于实物档案，原则上都应该整理归类，统一集中上交档案馆（校史馆）保存。鉴于部分实物档案具有宣传、展示、证明、荣耀等作用，各部门需要经常使用和利用，此类实物档案可由各使用单位暂时保存、收藏和利用，待其使用价值和时效消失后，再办理手续移交档案馆保管收藏。
（三）各部门的实物档案归档时不受档案形成年限限制，每年都可归档任何年代形成的实物档案，但需要单独填写“实物档案归档目录”和“实物档案交接（接收）登记表”的电子版和纸质版，见附件1、2。
（四）实物档案归档工作今年起将归入各部门日常年度档案工作，成为年度档案工作考核的重要内容。建议各部门集中对办公室、教研室、资料室、储存室、库房等进行一次清理，对历年积存的实物档案进行整理归类，然后完整、及时、规范地移交档案馆集中管理，档案馆将择优在校史馆内进行展览展示。
二、实物档案归档范围
（一）国家领导人、社会名流、重要外宾及上级领导来校参观、视察、访问或讲演时的录音带、录像带、讲稿、题词、赠言手迹和相关报刊等原件。
（二）历届校院领导、专家学者、知名人士、杰出校友的著作、手稿、笔记、书信、日记、题词以及奖状、奖品、证书、证章、聘书、任命书、委任状和有纪念意义的工作生活用品实物等。
（三）各个历史时期学校领导班子及各部门主要负责人、专家教授在校期间出版的著作、编写的教材及重要论著、创作的手稿、获得的证书聘书、使用过的有纪念意义的实物等。
（四）国家、省市级新闻媒体历年来对学校重大事件、活动、人物的报道原件及学校各个时期的各级各类校刊、院刊、校报、学生刊物及各类印刷品实物等。
（五）校内各单位在学校发展的各个历史时期（1952年至今）形成的具有标志性办学成就的实物、历史文献材料、影像图片及有重要影响的事迹材料、照片、实物、书籍、报刊、录音、录像、证书、奖杯等。
（六）学校团体和师生员工个人参加国内外各类重要社会活动、学术活动、各种赛事等获得的省、部级以上的各级各类奖品、
奖杯、奖状、奖章、纪念品、荣誉证书等。
（七）学校历届毕业生合影照片、毕业纪念册、同学名录、师生间赠言题录，校友返校活动资料，杰出校友留存捐赠的实物等。
（八）学校各个时期的仪器设备、教具文具、模型、电脑、打印机、油印机、打字机、复印机等教学设备；教职工主编的教材、专著、译著以及有史料价值的教案、教材、手稿、试卷、备课讲义、教学笔记、教研活动记录、学生花名册、成绩登记册等原件；学校的印章、校徽、纪念章、校歌、校牌、校标、校旗及印有学校校名的各类实物原件；学生的学生证、借书证、成绩单、录取通知书、毕业派遣证、作业本、笔记本、师生往来信件等原件；学校曾经通用的饭票、澡票、粮票、电话卡、校园卡、结算卡等各类票证原件。
（九）学校各个时期的匾额、印章、简报、批文、纪念封、信封袋、档案袋、发票、收据、会议纪念品、办公用品等原件。
（十）友好单位、兄弟院校或个人赠予学校的纪念品、礼品等；学校组织大型活动收到的祝贺函电、礼品、物品等。
（十一）知名校友自传、事迹介绍或相关资料、实物等；校友个人创作的绘画、书法、篆刻、雕塑、曲谱、工艺品等作品；校友赠予学校具有保存展出价值的实物等。
（十二）其他有史料价值、收藏价值、文物价值的各类实物。
三、实物档案归档程序
（一）各部门收集整理需要归档的实物档案，填写纸质和电子移交表一式两份，移交表内应包含所移交实物档案的主要信息，其中纸质移交表需各部门负责人签字盖章，电子版移交表统一命名为“****年实物档案移交表+部门+移交人姓名”，同时归档的每一件实物档案需附简短文字说明，包括不限于时间、地点、事项、来源、人物姓名、职务和联系方式等信息。
（二）实物档案与移交表格按照档案馆年度档案归档工作的要求和时限移送综合档案室、校史室签字接收。大型的不便移动的实物档案可先移交表格，然后与校史室负责人联系择时移入和平校区校史馆库房。档案馆对所有实物档案进行分类整理、登记入账并妥善保管。
四、联系方式
联系人：校史室负责人吕老师：15002533862；综合档案室负责人宋老师：4674891 、15528297664；工作咨询请在“兰财大档案群”中进行。
移交地点：兰财大段家滩校区档案馆会议室
附件：1.实物档案归档目录（样表）
2.实物档案交接（接收）登记表（样表）
