各部门、各单位：

为做好2020年度学校各类档案材料的归档工作，确保档案材料完整、及时、规范地移交档案馆并集中统一管理，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

1.2020年度学校各部门在教学、科研、管理、基建、设备、外事、出版、财务、人事、团学等各类活动中形成的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的各类档案材料。

2.2020年度学校各部门重要活动、团体会议、重点项目、重大改革及新冠肺炎疫情防控、精准扶贫、学生资助等专项工作中形成的具有保存价值的各类文件材料。

二、归档要求

1.各部门、各单位档案工作负责人要高度重视本部门的档案归档工作，大力支持并指导本部门兼职档案员切实履行职责。学校新成立的部门或机构，主要领导承担本单位档案归档责任。凡属归档范围内的文件材料、图片、声像、实物等，务必做到应归尽归，任何部门和个人不得将应归档材料擅自截留处置。为筹备学校70周年校庆，各部门、各单位档案工作负责人要特别重视本部门的声像、实物等特殊档案的清理、整理、归档工作，最好对本单位办公室、教研室、资料室、储存室、库房等进行一次大清理，把历年积存的有历史价值、纪念意义、时代特色、收藏属性的各类文档和物品整理归类，统一集中上交档案馆（校史馆），此类档案可不受年限限制，单独填写“归档文件目录”和“档案接交（接收）登记表”。

2.归档的各类档案须是2020年度已办理完毕的，未办理完毕的暂不归档。

3.归档的文件材料须齐全、完整、分类准确、组卷合理，案卷标题简明、确切，便于保管利用。

4.部门发的文件归档,须正文在最前，发文纸在中间，定稿在最后，正文必须要套红头、加盖公章。

5.归档的文件材料须有“标题（题名）”，若没有标题、标题不规范、或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容须加方括号“[]”。

6.归档的文件材料，若涉及表彰奖励、职务职称评聘、离退休、证书授受等事由的，须在归档文件目录“备注”栏确切填写所有涉及人员名单，涉及单位的填写单位名称，以方便电子检索利用。

7.归档的文件材料，须印章清晰，纸质优良、字迹清楚，严禁用圆珠笔、铅笔、彩笔、蓝色复写纸进行起草、修改、复写文件。归档的档案资料必须是原件，复印件不允许归档。

8.归档文件材料必须去掉订书针、大头针，可用回形针、长尾夹分别。

9.归档的每一份文件材料必须从第一页有图文页开始用铅笔依次编写页码，正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角，空白页不编写页码。另外,完整印装成册并编有页码的，且文件材料原有页码与拟编页码相同的，可保持原有页码不变，不再重复编页码。

10.所有归档的档案实体必须填写“归档文件目录”(附件3),且档案实体的顺序必须与目录中填写的顺序一致。

   11.归档的纸质合影照片，背面必须要贴有照片上所有人员座次名单表。

   12.归档的文件材料，必须纸质文件材料与相应的电子文件同步归档。

三、其它说明

1.各部门在按照要求整理立卷后，可将电子档案通过登录http://202.201.80.73/“兰州财经大学档案网络管理系统”上传。

   2.各部门要在档案移交时填写并提交“档案接交（接收）登记表”（附件2）并由本部门档案工作负责人审核签字并加盖公章，与“归档文件目录”(纸质版和电子版) （附件3）及档案实体一同移交档案馆（其中档案只移交电子版的须单独填写移交表和目录表）。

3.档案馆对移交档案进行统一鉴定，整理合格后，经双方确认方为完成本部门的归档工作。

四、移交归档时间

2020年度档案材料要求于2021年4月30日前完成移交工作。

归档过程中如有疑问，请随时与档案馆联系，QQ群号：212851525，微信号：兰财大档案群，办公电话：4674891（综合室），4671814（技术室，电子档案）。

 

附件:

1.各部门档案归档范围

2.档案接交（接收）登记表（样表）

3.归档文件目录（样表）

4.照片档案归档格式

 

 

                        兰州财经大学档案馆（章）

             2021年3月12日